Das Kommunikations-Instrument ist besser als sein Ruf – wenn man es richtig einsetzt
Keine andere Präsentations-Software wird so häufig genutzt wie PowerPoint. Jede Minute flimmern weltweit Millionen von Slides über Bildschirme und Leinwände. Und doch hat PowerPoint einen schlechten Ruf. Wir alle kennen langweilige, unlesbare, uninspirierte Folienschlachten. Deshalb empfehlen viele Rhetorik-Trainer: „Schluss mit PowerPoint!“ Lieber auf die Folienunterstützung ganz verzichten und wieder mit Sprache und Präsenz überzeugen. So nachvollziehbar dieser auch ist: Die PowerPoint-Gegner das Kind mit dem Bade aus, denn nicht die Software ist das Problem, sondern ihr falscher Gebrauch. Hier können Sie lesen, wie man es besser macht und wie wertvoll PowerPoint in Wirklichkeit für die Unternehmenskommunikation ist.
Denn wenn wir ehrlich sind, müssen wir erst einmal feststellen: Die Software ist – wie der Name schon sagt – durchaus kraftvoll. Sie ermöglicht jeden, ohne viel Vorkenntnisse anschauliche Präsentationsunterlagen zu erstellen. Man muss kein Grafiker, kein Daten-Spezialist oder ein Multimedia-Experte sein, um gut gestaltete und instruktive Folien zu gestalten.
Finger weg von Animationen!
Natürlich erfordert es ein bisschen Übung und eine Vertrautheit mit dem Programm, um seine Möglichkeiten voll auszunutzen. Dabei ist aber oft eher weniger mehr. Vergessen Sie zum Beispiel die komplexen Animationsmöglichkeiten. Sie sind eine Spielerei, die beim Erstellen viel Zeit kostet, fehleranfällig ist und meist zum Verständnis der Inhalte wenig beiträgt. Der größte Nachteil: Werden die Folien ausgedruckt oder als PDF weitergeleitet, sind die Animationen verschwunden. Mein Tipp: Verzichten Sie ganz auf sie!
Das gleiche gilt für vorgefertigte Schaubilder – die sogenannte „Smart Art“. PowerPoint bietet eine Vielzahl von Schablonen an, in denen sie nur noch die Beschriftungen einfügen müssen. Doch meistens passen diese nicht wirklich auf die konkrete Botschaft, die man vermitteln will. Dann fummelt man eine ganze Weile herum, nur um am Ende ein suboptimales Ergebnis zu bekommen. Die meisten Prozesse und Zusammenhänge lassen sich auch mit einfachen Formen – Rechtecken, Kreisen, Pfeilen, Linien – darstellen. Oft ist es einfacher, selbst ein Schaubild zu basteln als eine Smart-Art-Vorlage anzupassen. Und übersichtlicher wird es wahrscheinlich auch.
Keine Angst vor Bullet Points
Viel geschmäht werden auch die sogenannten „Bullet Point“ – die Aufzählungs-Punkte, mit denen der Text auf einer PowerPoint-Folie automatisch organisiert wird. Angeblich würden sie das Denken einschränken und alles unzulässig vereinfachen. Ich sehe das anders: Wenn man das, was man sagen will, auf wenige Kernpunkte reduziert, werden die Stärken und Schwächen meiner Botschaft erst offensichtlich. Gibt es klare Aussagen? Was ist wirklich wichtig und was nur schmückendes Beiwerk? Wie ist die sinnvolle Reihenfolge meiner Argumente oder Informationen? Bullet Points liefern Ordnung, die bei manchen Texten und Vorträgen aus dem Blick gerät. Für eine schnelle und effiziente Kommunikation sind solche kurzen, aufgezählten Aussagen auch hilfreich. Sie gehen sicher, dass die wichtigen Punkte gehört, gelesen und verstanden werden. Was man aber üben sollte ist, wie man gute Bullet-Point-Texte schreibt. Denn ihre Formulierung stellt andere Anforderungen als zum Beispiel das Schreiben von E-Mail, Blogposts oder Protokollen. Es ist im Grunde ein eigenes alltagsliterarisches Genre, angesiedelt zwischen Überschrift, Aphorismus und Bericht. Wer es beherrscht, kommt schneller zum Punkt und macht einen bei seinem Publikum. Einen kraftvollen Punkt – PowerPoint eben.
