Fachartikel | Mehr Power mit PowerPoint – Wie Sie mit Klarheit und Kreativität überzeugen

Von Confidos-Trainer und Berater | Dirk Engel

Wer hat das nicht schon einmal erlebt: Man sitzt im halbdunklen Raum, ein Kollege führt die Zuhörer durch eine endlose PowerPoint-Präsentation, das Publikum ist kurz vor dem Einschlafen, doch es kommt immer noch ein weiteres Chart, vollgeknallt mit Buchstaben und Zahlen. Kein Wunder, dass viele Menschen nicht gut auf PowerPoint zu sprechen sind – sie verbinden den Begriff automatisch mit der Erinnerung an solche langweiligen Vorträge. Das ist schade, denn es liegt nicht an der Software, wenn eine Präsentation langweilig ist.

Software-Schulungen reichen nicht

Viele Unternehmen lassen ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Office-Software schulen. Was dabei häufig vergessen wird: Es reicht nicht, ein Programm zu bedienen. Vielmehr sollten die Fähigkeiten trainiert werden, eine gute Präsentation zu entwerfen, zu schreiben und zu halten. Auch legen viele Firmen großen Wert auf ein einheitliches Erscheinungsbild oder Corporate Design, versäumen es jedoch, auch Hilfestellung für die richtige inhaltliche Konzeption einer wirksamen Präsentation zu geben. Viel Zeit, also auch Geld könnte gespart werden, wenn den eigenen Mitarbeitern die Fähigkeit vermittelt würde, schnell klare und überzeugende Präsentationen in hoher Qualität zu produzieren. Denn jeder kann lernen, Präsentationen zu schreiben, die beim Betrachter kein Wegnicken, sondern zustimmendes Kopfnicken bewirken.

Klarheit: Sorgen Sie für Durchblick

Der erste Schritt besteht darin, Klarheit zu schaffen. Alle unnötigen Schnörkel entfernen, bei Texten auf den Punkt kommen, Schaubilder zur Verdeutlichung anstatt zum Vernebeln einsetzen, wichtige Resultate nicht in Zahlengräbern verbuddeln, sondern transparent machen. Man muss beileibe kein studierter Grafikdesigner sein, um verständliche Schaubilder und Grafiken zu gestalten. Und auch kein BILD-Zeitungsredakteur, um klare Worte zu schreiben. Verständlichkeitsforschung und Wahrnehmungspsychologie helfen uns dabei, klare und verständliche Folien zu schaffen.

Überzeugungskraft: Machen Sie Ihren Punkt

In vielen Präsentationen sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht: Die wichtigen Kernaussagen gehen im Dickicht der Zahlen, Graphiken und Texte unter. Man langweilt das Publikum, weil man ihm nicht die Informationen gibt, die relevant sind. Rhetorik und Werbepsychologie helfen uns, die Perspektive der Zuhörer und Leser einzunehmen und ihnen Orientierung zu geben. Gutes Argumentieren kann durch eine entsprechend gestaltete Lese-Präsentation noch verstärkt werden.

Struktur: Organisieren Sie Ihre Charts

Eine vorab geplante klare Struktur gibt nicht nur den Zuhörern und Lesern Orientierung, sondern hilft auch beim Schreiben einer Präsentation. Bei Zeitnot kann man sie sinnvoll kürzen oder bei Nachfragen aus dem Publikum tiefer ins Detail gehen. Eine Struktur-Vorlage vereinheitlicht die Arbeiten in einem Unternehmen und fördert so die Qualität des Outputs. Viele Geschäftsleute, die eine durchdachte Struktur-Vorlage bereits nutzen, berichten davon, wie neue Präsentationen leichter von der Hand gehen und sich manchmal fast wie von selbst mit Charts füllen.

Dramaturgie: Inszenieren Sie Ihre Geschichte

Egal ob Vortrag oder Schriftstück, die richtige Dramaturgie ist wichtig. Damit ist ein Spannungsbogen gemeint, der die Aufmerksamkeit der Zuhörer und Leser lenkt, ihr Interesse weckt und auf die gewünschten Schlussfolgerungen und Höhepunkte hinführt. Hier lernen wir viel von Drehbuchautoren, Romanschriftstellern und Werbespot-Regisseuren. Oft ist es sinnvoll, vorab ein Storyboard zu entwickeln: Wie schaffe ich es, dass sie meiner Geschichte genauso folgen wie einem spannenden Krimi? Wie setze ich rhetorische Mittel, Gestik, Mimik ein, um noch mehr Wirkung zu erzielen? Hier wird die enge Verbindung zwischen inhaltlich-gestalterischer Entwicklung der Präsentation und mündlichem Vortrag deutlich.

Kreativität: Setzen Sie noch eins drauf

Die Chance, unsere Kreativität einzusetzen, um aus einer drögen Business-Präsentation ein unvergessliches Erlebnis zu machen, besteht nur, wenn wir zunächst die Basis der Präsentationserstellung gelegt haben: Klarheit, Überzeugungskraft, Struktur und Dramaturgie. Dann ist die Kreativität die Krönung: Sie ist nicht Selbstzweck, sondern verstärkt die Kraft der anderen Aspekte. Hier kommt es nicht darauf an, nur lustige Cartoons oder bunte Bildchen in eine Präsentation einzubauen, sondern mit den Erwartungen der Zuhörer und Leser zu spielen: Überraschende Wendungen, der Einsatz von Requisiten, provozierende Fragen an das Publikum – die Ideen werden sprudeln, wenn Sie einige einfache Kreativitätstechniken anwenden. Wichtig ist der Mut zur kreativen Idee – und der kann nur gedeihen, wenn Sie inhaltlich auf sicheren Füßen stehen. Deshalb funktioniert Kreativität nur, wenn auch die anderen Fähigkeiten trainiert werden und Sie selbst und Ihre Mitarbeiter zu Meistern der PowerPoint-Präsentation geworden sind.

Drei Tipps für eine meisterhafte PowerPoint-Präsentation:

  1. Sortieren Sie!

Menschen lieben Aufzählungen: Siegertreppchen, Hitparaden, Countdowns, die zehn Gebote – nicht alles ist gleich wichtig, deshalb ist eine Sortierung der erste Schritt für ein besseres Verständnis. In vielen Präsentationen werden Fakten angehäuft, anstatt geordnet. Sortieren Sie Ihre Zahlen, Schlussfolgerungen oder Ideen nach Relevanz für Ihr Publikum – dann bleiben sie auch besser im Gedächtnis haften.

  1. Keine Animationen!

In PowerPoint ist es möglich, Texte und Grafiken zu animieren: Ein Schaubild erscheint dann z. B. Stück für Stück auf dem Bildschirm. Eine Animations-Sequenz zu erstellen ist mühevoll und fehleranfällig. Außerdem nerven Sie damit oft das Publikum, das sich gegängelt fühlt. Und wer sich nachher nur ein PDF oder einen Ausdruck anschaut, bekommt von den Animationen sowieso nichts mit. Deshalb: Verzichten Sie auf Animationen! Falls es sinnvoll ist, dass sich ein Chart schrittweise aufbaut, dann arbeiten Sie mit mehreren – mit jedem neuen Bild kommt ein Element hinzu. Dann funktioniert die Sequenz auch beim gedruckten Dokument.

  1. Schalten Sie den Beamer aus!

Wenn Sie Ihren Zuhörern etwas wirklich Wichtiges sagen wollen, nutzen Sie einen alten Theater-Effekt: Unterbrechen Sie die Präsentation, schalten Sie den Beamer aus (oder besser: Nutzen Sie die Schwarzblende Ihres Presenters/Laserpointers). Augenblicklich sind alle Augen auf Sie gerichtet, die Aufmerksamkeit aller ist Ihnen sicher. Nach einer Pause fahren Sie mit der Präsentation fort, dann haben Sie quasi einen Neustart des Publikums erreicht.

 

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